Эффективная замена СЭД в одном из крупнейших региональных банков России за 150 дней

Весной 2013 года банк «Санкт-Петербург» запустил проект по замене старой системы электронного документооборота на систему WSS Docs. Помимо производительности, надежности и «дружественного» интерфейса, ключевыми требованиями к СЭД были:

- внедрение СЭД на современной платформе с возможностью масштабирования;

- максимальное соответствие «коробочной» версии действующим в банке бизнес-процессам;

- возможность быстрой адаптации системы под новые требования бизнеса;

- реализация проекта (от анализа до промышленной эксплуатации) не более 6 месяцев.

В структуру территориально-распределенной компании ОАО «Банк «Санкт-Петербург» входят 40 внутренних структурных подразделений и 42 филиала, располагающихся в Санкт-Петербурге и Ленинградской области, Москве, Нижнем Новгороде и Калининграде. Ежемесячный объем документооборота в компании составляет около 30 тысяч документов при количестве пользователей системы 2,5 тысячи человек.

Для организации документооборота банку требовалась работа со следующими основными процессами:

• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

• Организация работы с приказами, распоряжениями;

• Контроль исполнения поручений;

• Согласование договорных документов и протоколов совещаний;

• Ведение базы нормативных документов.

В период внедрения была проведена адаптация «коробочного» решения WSS Docs на платформе SharePoint 2013 под бизнес-процессы Банка.

О результатах проекта рассказывает начальник отдела развития IT Банка «Санкт-Петербург» - Денис Ромашев:

«Мы действительно достигли всех целей проекта, заменили старую СЭД в кратчайшие сроки, не превысив бюджет. Банку не пришлось изменять действующие бизнес-процессы, т.е. переход на новую систему для пользователей был связан лишь с интерфейсными изменениям. Система соответствует требованиям банка, на 95% это достигнуто «тюнингом» и только на 5% - доработкой системы, что говорит о высоких возможностях быстрой адаптации системы без изменения базовых принципов ее работы. Система предоставляет широкий набор настроек и даже новый бизнес-процесс можно создать собственными силами. Впереди у нас новые задачи и я полностью уверен, что система WSS Docs с ними справится.»

Благодаря четкому соблюдению сроков, слаженной работе инженеров по внедрению и представителей банка, система WSS Docs была введена в эксплуатацию уже в начале июля 2013 года. За первые две недели работы с системой сотрудниками банка было создано и обработано несколько тысяч документов, что говорит об удобстве работы и дружелюбном интерфейсе системы.

О Банке «Санкт-Петербург»

ОАО «Банк «Санкт-Петербург» — крупнейший банк Северо-Западного региона России. Банк был основан в 1990 году и за прошедшие годы стал неотъемлемой частью финансово-экономической сферы Северо-Западного региона России. На 1 октября 2013 года Банк занимает 13-е место по объему активов среди российских банков и 2-ое место в регионе. Сегодня Банк обслуживает свыше 2 млн частных лиц и более 100 тысяч компаний в 42 филиалах и офисах в Санкт-Петербурге и Ленинградской области, Москве, Калининграде и Нижнем Новгороде.

О компании WSS-Consulting:

WSS-Consulting, г. Москва

Системный интегратор, ведущий свою деятельность с 2006 года, демонстрирующий показатели роста компании более 100% в год. Основой для разработки решений стала платформа Microsoft Sharepoint. WSS-Consulting является золотым партнером Microsoft, постоянно совершенствуя два своих продукта: СЭД WSS Docs и корпоративный портал WSS Portal. WSS Docs является стандартным решением для 16 крупных, распределённых компаний с количеством пользователей более 1000. Также показателем работы компании является более 100 внедрений WSS Docs за период 2009-2013.